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Documentos e anexos

Disponível conforme plano

Documentos é uma capacidade transversal. Os arquivos aparecem no contexto em que foram gerados, em vez de formar uma biblioteca isolada e desconectada da operação.

Onde os arquivos podem aparecer​

  • cadastros de veículos e condutores;
  • abastecimentos e despesas;
  • manutenções;
  • seguros e multas;
  • checklists;
  • retirada e devolução de viagens;
  • logotipo da empresa e foto do perfil.

A disponibilidade varia conforme o módulo, o plano e a permissão do usuário.

Tipos de arquivo​

As telas informam os formatos e limites aceitos. Em rotinas comuns, podem ser usados:

  • imagens em JPG, PNG ou WEBP;
  • documentos em PDF;
  • documentos DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT ou CSV, quando aceitos pelo módulo;
  • fotos e comprovantes gerados no celular.

No módulo de Despesas, arquivos podem ser consultados por qualquer usuário com acesso ao módulo. A inclusão e a remoção continuam sujeitas à permissão de edição do registro. A remoção de um comprovante exige confirmação e só é efetivada ao salvar.

Não envie um arquivo maior ou em formato diferente do indicado na tela.

Boas práticas​

  • Dê nomes que facilitem a identificação.
  • Anexe o arquivo ao registro correto.
  • Evite repetir o mesmo comprovante em áreas diferentes.
  • Não envie senhas, credenciais ou dados pessoais desnecessários.
  • Confira se a imagem está legível antes de salvar.
  • Use observações para explicar o documento quando o nome não for suficiente.

Se o registro salvar e o anexo falhar​

Algumas telas podem concluir o cadastro e informar que um ou mais anexos não foram enviados. Nesse caso:

  1. abra novamente o registro;
  2. acesse a área de anexos;
  3. selecione o arquivo;
  4. envie novamente;
  5. confirme que ele aparece na lista.

Não recrie o registro apenas para reenviar o arquivo, pois isso pode gerar duplicidade.

Acesso e remoção​

Arquivos ficam disponíveis somente para usuários autorizados da empresa e do respectivo módulo. A remoção depende de permissão e pode afetar a evidência associada ao histórico. Confirme o arquivo e o registro antes de excluir.

Guarda de documentos​

O Carrorama Fleet ajuda a organizar evidências, mas a empresa continua responsável pelas cópias e prazos de guarda exigidos por sua operação, legislação ou contrato.

Veja também

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